Ein Mail – zwei Ebenen

So kurz ein Mail auch sein mag, es ist immer Platz für zwei Ebenen: eine sachlich-inhaltliche und eine persönliche.

Sandwichmethode: Beziehungsebene – Sachebene – Beziehungsebene. (Funktioniert genauso mit Burger.)Stellen Sie sich vor, Sie sitzen mit einer Person Ihrer Wahl im Kaffeehaus und unterhalten sich. Sie sehen den Menschen, sie hören ihn, sie spüren seine Präsenz, ja, sie nehmen die Person auch – jenseits des Bewussten – geruchlich wahr. Kurz: Sie „lesen“ die Person mit fast allen Ihren Sinnen.

Am nächsten Tag finden Sie von dieser Person ein Mail in Ihrem Eingangsordner. Diesmal bleiben Ihnen nur die Augen, um die Botschaft zu lesen. Und doch werden Sie sich diesen Menschen vorstellen, ihn sprechen hören und vielleicht auch sonst sinnlich wahrnehmen. Die übrigen Sinne helfen Ihren Augen, ein vollständiges Bild zu erzeugen.

Das tun wir auch, wenn wir Mails von Menschen erhalten, die wir nicht kennen. Der Herr Doppeldoktor, der sich mit vorzüglicher Hochachtung verabschiedet, lässt ein anderes Bild entstehen als Claudia, die sofort per Du ist und mit „herzlichst“ ihr Mail beendet.

Es geht nicht nur ums Sachliche

Mails sind ein Kanal, der im Grunde nur einen Sinn bedient, und doch füllen wir die fehlenden Informationen auf. Wir können gar nicht anders. Wenn wir das schon wissen, dann sollten wir das Bild, das auf der anderen Seite entsteht, nicht dem Zufall überlassen. Überlegen Sie zum Beispiel bewusst, welche Begrüßung und Verabschiedung Sie wählen. Sie sollte zu Ihnen und zu der Beziehung zwischen Ihnen und dem/der Mail-Empfänger/in passen.
Und es ist, bei aller gebotenen Kürze der Textsorte Mail, nie verkehrt, vor dem eigentlichen Sachthema einen Satz auf Beziehungsebene einzustreuen – ein „Danke“ für ein Mail oder eine Information, eine Entschuldigung für eine entstandene Unannehmlichkeit, ein Wunsch nach Genesung oder ein schönes Wochenende.

Die einfache Formel für ein Mail lautet: Beziehungsebene – Sachebene – Beziehungsebene. Natürlich werden diese drei Teile nicht gleich lang sein. Erst recht gilt diese „Sandwichmethode“ für eine unangenehme Nachricht. Schlechte Neuigkeiten sind leichter verdaubar, wenn sie in etwas Nettes oder Persönliches eingebettet werden. Fallen Sie also nicht mit der Tür ins Mail-Haus, sondern klopfen Sie vorher an, grüßen Sie und puffern Sie eine Absage oder eine andere negative Nachricht entsprechend. Es geht eben, wie bei jeder anderen Interaktion zwischen Menschen, nicht nur um das, was man sagt, sondern auch darum, wie man etwas sagt.

Wenn Sie die Textsorte Mail interessiert oder Sie noch Fragen dazu haben, dann ist vielleicht unser Seminar „Mühelos Mailen“ etwas für Sie.

Lesen Sie doch noch andere Blogbeiträge zum Thema Mails, zum Beispiel „Sehr geehrter Untergebener“, „Kleiner E-Mail-Knigge“ oder „Kleiner E-Mail-Knigge II“.

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.