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Kommunikation in Gruppen: Welcher Kanal ist optimal?

WhatsApp, Google Drive, Facebook, LinkedIn, Messenger u. v. m.: Zu viele Kommunikationskanäle verderben die Botschaften. Hier ein paar Tipps, wie Sie den Durchblick behalten.

Neulich bei Wort & Weise: Während der Beratung einer Arbeitsgruppe, die gemeinsam sehr unterschiedliche und komplexe Projekte stemmt, beklagen sich manche, über einiges nicht informiert worden zu sein. Als Sätze wie „Das haben wir doch auf Whatsapp besprochen!“, „Das wurde lang und breit auf Facebook diskutiert!“ oder „Das steht in der Dokumentation auf Google Drive!“ fallen, sammeln wir gemeinsam alle Kanäle, auf denen in dieser Gruppe kommuniziert wird. Wir finden 14 verschiedene Kommunikationskanäle – davon acht für die interne Kommunikation. Acht!

Wie das passieren kann, ist leicht erklärt. Erst tauscht sich die Gruppe in Mails und Meetings aus, gleich darauf kommt WhatsApp dazu. Social-Media-Präsenz ist wichtig, um Projekte zu pushen, also auch hier noch ein Account: Instagram, Linkedin, Facebook … – alle mit Messenger oder Chatmöglichkeit natürlich. Ein praktisches Organisationstool für einzelne Projekte mit Kommunikationsfunktion? Her damit! Und schon ist das Informationschaos perfekt.

 

Zu viele Kommunikationskanäle lähmen

Vor allem in Gruppen, die sich offen organisieren oder viel Projektarbeit leisten, können Kommunikationskanäle wuchern wie die Triebe einer eifrigen Pflanze im Frühsommer. Damit diese gedeiht, muss man einige stutzen – um nämlich den Haupttrieb zu stärken. Ganz ähnlich ist es mit Kommunikationskanälen. Beginnen sie zu wuchern, muss es Schnitte geben, sonst nimmt die Zeit, die Kanäle nach Infos abzuklappern oder sie zu administrieren, überhand. Aber wie kann man sie wieder reduzieren?

Folgende Fragen können bei der Entscheidung, welcher Kanal, welches Medium sich für welche Art der Kommunikation eignet, hilfreich sein:

  • Geht es um für alle wirklich notwendige Informationen?
  • Wenn ja, welche Kanäle verwenden wirklich alle – und vor allem: Verwenden sie alle auf die gleiche Art?
  • Welche Kanäle sind einander so ähnlich, dass man einige als internen (zusätzlichen) Gruppenkanal einfach ausschließen bzw. löschen kann?
  • Wie persönlich soll kommuniziert werden – ist vielleicht ein Telefonat die verbindlichere und schnellere Variante als ein Gruppenmail?
  • Sollen die Infos nur alle lesen oder geht es auch darum, dass sie antworten und sich einbringen?
  • Wie schnell und verbindlich ist eine Antwort gefordert? Fühlen sich die Personen z. B. in einer Gruppe auf einem informellen Instant-Message-Tool auch wirklich angesprochen?
  • Gibt es eine Ordnungs- oder Suchfunktion, um Keywords zu finden, nach Betreff zu sortieren oder Nachrichten zu sammeln, wenn länger oder zu verschiedenen Themen kommuniziert wird?
  • Kann man einzelne Inhalte auf einzelne Kanäle beschränken (z.B. „Termine immer nur im Google-Kalender“)?
  • Wie viel Dokumentation ist nötig? Muss wirklich alles aufgeschrieben werden oder kann man in einem (persönlichen oder virtuellen) Meeting die wichtigsten Punkte klären und nur die Ergebnisse in einem Dokument für alle festhalten?

Wer die Kanäle nach diesen Fragen sortiert und sich von den Fragen inspirieren lässt, wird erkennen, wo sich die wuchernde Kommunikation stutzen lässt. Mit ein paar gut aufbereiteten Infos und einer Moderation kann das die Gruppe übrigens sicher ganz wunderbar ohne eigenes Tool face to face besprechen.

Und noch ein Tipp aus der Erfahrungskiste: Elterngruppen sollten nicht versuchen, Konflikte über Whatsapp zu lösen.

Mehr zu Kommunikation in Wort & Schrift erfahren Sie in unseren Seminaren.

Die Qual der Methodenwahl

Wer moderiert, kreative Prozesse steuert oder sonst wie partizipativ mit Gruppen arbeitet, dem stehen unzählige Methoden und Techniken zur Verfügung. Wie findet man die richtige?

Ein Besuch in der Buchhandlung des Vertrauens, eine kurze Recherche auf Google oder ein Gespräch unter Kolleg_innen beweist es immer wieder aufs Neue: Es existieren viel mehr Methoden, als ein/e einzelne/r kennen, geschweige denn einsetzen kann. Als Antwort auf diesen Berg an Möglichkeiten lockt der einfache Weg, nur auf Altbewährtes zu setzen und die Hände von allem Neuen zu lassen.

Oder aber, wir klären erst genau ab, was wir brauchen und welchen Rahmen wir bespielen, und entscheiden uns dann für die richtige Methode. Hier ein paar Tipps, wie Sie aus dem Dschungel herausfinden. Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten ist folgende:

  • Was will ich? Oder: Was soll nach der Veranstaltung anders sein? Sollen alle Teilnehmer/innen zu Wort gekommen sein? Soll eine Entscheidung getroffen worden sein? Oder sollen möglichst viele Ideen am Tisch liegen?

Widmen Sie dieser Frage die nötige Zeit und schummeln Sie sich nicht vorbei. Erst wenn Sie wissen, wohin Sie und die Teilnehmer/innen wollen, können Sie überlegen, welche Methode Sie unterstützt, Ihr Ziel zu erreichen.

Bei kreativen Prozessen hilft zusätzlich die Unterscheidung in zwei Denkrichtungen, in die sich die meisten Techniken einteilen lassen.

Divergierendes Denken: Hier geht es darum, gedanklich aufzumachen, breit oder out oft the box zu denken. Der Klassiker Brainstorming gehört hier hinein, aber auch zum Beispiel die Kopfstandmethode, Imaginäres Brainstorming oder 6-3-5. Das Ziel ist, viele Ideen zu generieren und ungewöhnliche Ansätze zuzulassen. Es gilt in diesem Stadium, mutig zu sein, und Ideen (noch) nicht zu bewerten. Quantität vor Qualität.

Konvergierendes Denken: Hier werden Ideen geclustert, reduziert, bewertet, gegeneinander abgewogen und auf ihre Brauchbarkeit abgeklopft. Am Ende benötigen wir nie 100 Ideen, sondern nur die eine (beste) Lösung. In diese Phase gehören zum Beispiel E. de Bonos PMI-Technik und sämtliche Bewertungsmethoden.

Oft folgen diese beiden Phasen zeitlich aufeinander, aber das muss nicht so sein, wenn zum Beispiel ein Team zusammenkommt, um nur eine oder mehrere Ideen zu bewerten.

Wenn das nächste Mal die Verzweiflung die Begeisterung über die Vielfalt an Methoden ablöst oder wenn Sie sich gezielt auf die Suche nach der richtigen Technik machen wollen, dann klären Sie mit Hilfe der obigen Fragen, wofür sie diese brauchen.

Und hier sind noch ein paar weitere Fragen, die Ihnen helfen, den Rahmen für Methoden einzugrenzen:

  • Wie viele Personen nehmen teil? Drei oder vier, sodass man noch leicht um einen Tisch sitzen und ungezwungen plaudern kann? Unter zwölf, so dass die Person am Flipchart noch eine Chance hat, alle Ideen aufzuschreiben? Oder deutlich mehr, sodass sich die Arbeit in Kleingruppen geradezu aufdrängt?
  • Wie stehen die Teilnehmer/innen zueinander? Verhindern Hierarchien oder Grabenkämpfe, dass sich alle trauen, den Mund aufzumachen? Wenn ja, ist vielleicht eine anonyme Technik, etwa eine Form des Brainwritings das Richtige.
  • Wie viel Zeit habe ich? Eine Stunde, drei Stunden oder einen Tag? Versuchen Sie nicht eine komplexe Technik, die aus mehreren Schritten besteht und vielleicht im Vorfeld einiges an Erklärungszeit benötigt, in allzu kurze Zeit durchzupeitschen.
  • Wie viel Platz habe ich? Kann ich überhaupt Kleingruppen bilden, die sich aus dem Weg gehen sollen und ausreichen Rückzugsraum benötigen?

Wenn Sie mehr über die Methoden oder die Arbeit mit Gruppen erfahren möchten, dann kommen Sie doch in unser Seminar für Kreativitätstechniken „Ideenlos, Ideen, los!“ oder in unser Moderationsseminar „Mit Moderation zum Ziel“.

Eine unserer Prämissen bei der Moderation lautet übrigens, dass die Haltung noch wichtiger ist als die einzelne Methode. Wir haben dazu auch einmal einen eigenen Blogbeitrag geschrieben.

Partizipation

pyramide_partizipationPartizipation – alle reden davon und jeder meint etwas anderes

Ein Unternehmen möchte die interne Kultur verbessern und startet den Prozess mit einer MitarbeiterInnenversammlung. Eine Organisation legt Fragebögen auf, um eine Veranstaltung zu evaluieren. Eine Bürgerinitiative fordert Mitsprache bei einem Straßenprojekt.

Was haben diese drei Beispiele gemeinsam? Der Titel verrät es bereits, in allen drei Fällen geht es um Partizipation. Und sie zeigen: Partizipation ist ein weites Feld. Die lateinischen Herkunftswörter pars (Teil) und capere (fangen, ergreifen, nehmen) führen zu einem Begriff, unter dem alles Mögliche verstanden wird, immer geht es aber um eine Form der Einflussnahme, der Mitbestimmung und der Teilhabe.

In unseren Seminaren und Beratungen rund um Themen wie Moderation, Kreativität und Kommunikation ist Partizipation ein zentrales Thema, zu dem viele Fragen auftauchen: Wann beginnt Partizipation? Wieviel Partizipation ist möglich oder erwünscht? Mit welchen Methoden binde ich meine MitarbeiterInnen bestmöglich ein?

Die Partizipationspyramide
Gaby Straßburger und Judith Rieger stellen in ihrem Buch „Partizipation kompakt“ die verschiedenen Grade der Partizipation sehr anschaulich als Pyramide dar. Das Modell ist von zwei Seiten zu lesen, von der „institutionell-professionellen Perspektive“ (etwa einer Gemeinde) und von der Perspektive der BürgerInnen (bzw. anderer Partizipierenden) aus. Die drei Reihen an der Basis (rot) nennen sie „Vorstufen der Partizipation“, weil der Grad der Einflussnahme noch sehr gering ist: Ganz unten geht es lediglich um Information, darüber werden die Meinungen eingeholt und auf Stufe drei wird immerhin die Lebensweltexpertise der Betroffenen erfragt.

Darüber folgen drei Stufen echter Partizipation (orange): Es wird schon abgestimmt, etwas höher sogar Entscheidungskompetenz abgegeben und schließlich auf Stufe sechs die Entscheidungsmacht völlig übertragen. Die Fachkräfte unterstützen und begleiten in diesem Fall nur mehr.

Die Spitze schließlich ist zivilgesellschaftlichen Eigenaktivitäten vorenthalten. All das also, was BürgerInnen, MitarbeiterInnen oder andere Betroffene gemeinschaftlich organisieren und eigenständig verwirklichen. Deshalb ist die gelbe Spitze auch nur halb, weil hier nur mehr die Perspektive der BürgerInnen (MitarbeiterInnen etc.) eine Rolle spielt. Die institutionell-professionelle AkteurInnen-Perspektive endet mit Stufe sechs.

Missverständnisse vermeiden
Es ist nur ein Modell, das Möglichkeiten abbildet, es geht nicht darum, zu bewerten, wie viel Partizipation genau richtig ist. Das hängt von den Umständen der zu treffenden Maßnahmen oder Entscheidungen ab. Ganz wichtig ist allerdings, dass alle Beteiligten dasselbe unter Partizipation verstehen und dass sich die Erwartungen der TeilnehmerInnen mit den Angeboten decken. Wenn MitarbeiterInnen davon ausgehen, dass sie mitbestimmen dürfen, dann aber lediglich um ihre Einschätzung gebeten werden, ist böses Blut garantiert.

Natürlich hat es viele Vorteile, wenn ich Betroffene, ob in der Gemeinde, im Unternehmen oder in der Schule bei Entscheidungen mit ins Boot hole. Das führt, wenn es richtig gemacht wird, zu einer höheren Identifikation mit Lösungen und damit zu besseren, verbindlicheren und nachhaltigeren Beschlüssen. Umgekehrt können partizipative Prozesse langwierig sein, falsche Erwartungen wecken und, wenn sie scheitern oder zu hochschwellig angesetzt sind, zu Frustration führen.

Welche Methoden für einen partizipativen Prozess am besten passen, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Gruppengröße, der Zeit- und Raumressourcen und natürlich vom Ziel ab. Dazu werden Sie vielleicht in dem einen oder anderen Blog-Beitrag fündig, ganz sicher aber in unseren Seminaren.

Lesetipp: Gaby Straßburger/Judith Rieger (Hg.): Partizipation kompakt – Für Studium, Lehre und Praxis sozialer Berufe, Weinheim und Basel: Beltz Juventa 2014.

 

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